Le management des équipes et notamment de management à distance, c’est quelque chose d'assez compliqué qui peut vous intéresser si vous êtes chef d'entreprise. Ce que nous partageons fonctionne autant avec des salariés qu'avec des freelances. A partir du moment où c'est la distance, vous allez voir que les choses changent parce qu’il est beaucoup plus difficile de gérer des gens à distance. De plus, il y a tous ces blocages, tous ces billets de communication qui vont se mettre en place.
La communication écrite : le premier point de blocage.
La première chose qui vous arriver, le premier blocage, porte sur le plus simple le niveau de la communication qu'est la communication écrite. Des outils comme Slack sont très bien nous vous le recommandons. C'est une espèce de chat d'entreprise. Vous pouvez créer des chaînes par thème : marketing, webdesign, etc. Vous crées des thèmes et à l'intérieur, vous mettez les bonnes personnes.
Vous n'êtes pas obligé de mettre toutes les personnes. Vous peux créer des droits et dans ces chaînes-là, vous discutez tout simplement. C'est un chat. Vous pouvez partager des fichiers. Souvent, ce qu'on fait, c’est soit une chaîne thématique par grande spécialité, par exemple marketing ou une chaîne thématique, par grands projets. Par exemple, projet numéro 48, avec tel lancement, telle fabrication. Cela fonctionne très bien et ça permet de centraliser toutes les infos au même endroit. Il y a un historique. Vous pouvez remonter, vous pouvez re télécharger les messages. Vous pouvez récupérer les liens, les fichiers, etc.
Quand vous avez besoin de faire avancer des projets à distance, l'écrit c'est bien parce que vous avez la trace, vous pouvez remonter. En revanche, à l'écrit, les informations passent moins bien et surtout il y a quelque chose qui passe beaucoup moins bien. Avec l'écrit, il faut toujours être vigilant parce qu'avec le temps, ça peut vraiment dégrader l'ambiance, la compréhension dans vos équipes et donc forcément la productivité.
L'écrit ne fait pas passer le ton, ni l'intention. L'écrit ne fait pas passer l'humeur. L’alternative pour "contrer ça", qui est très direct, très rapide, c'est WhatsApp parce qu’avec cet outil, vous pouvez envoyer des messages vocaux. C'est très bien parce qu'on est à l'oral, on peut faire passer les émotions. On peut très facilement féliciter les personnes, etc. Ça a beaucoup plus d'impact que sur un mail ou que par écrit.
La gestion de projet à distance : quel outil utiliser ?
Monday, c'est un outil de gestion de projet. Comment ça fonctionne ? Vous allez créer ce qu'on appelle des tableaux, soit par spécialité, soit par projet, soit par personne, par salarié, par freelance. Cela va vous afficher un tableau et vous allez pouvoir créer des sections à l'intérieur comme l'état d'avancement avec des étoiles par exemple. Vous pouvez mettre des dates.
C'est vraiment très puissant. Vous pouvez mettre des status : en cours, je travaille dessus, je suis bloqué. Vous pouvez également mettre des gens dont vous avez besoin. Par exemple, le chef de projet, c'est Yann. J'ai besoin de Hélène, j'ai besoin de Charles. Quand je les mets, ça leur envoie une notification pour dire qu'on a besoin de lui sur un projet. C'est vraiment extrêmement puissant si vous avez besoin de manager des personnes à distance.
Manager à distance : comment garder le lien ?
Quand vous êtes à distance avec votre équipe, au fur et à mesure que la routine s'installe et qu'on commence à se connaître et travailler ensemble, vous allez voir une dilution, une routine qui s'installe. Vous ne pouvez pas être derrière tout le monde. Le mieux est de planifier des points qui sont dans la routine, des points journaliers ou hebdomadaires. Tout le monde est réuni à ce moment-là et on fait une réunion. Il faut également modérer les séances de réunion parce que ce n'est pas un gage d'efficacité. En revanche, à distance, il faut privilégier un moment. Ça peut être une fois par semaine, une fois tous les quinze jours. Il faut également éviter de faire des réunions à chaque fois qu'il y a la moindre chose à faire, histoire de ne pas retomber dans les mêmes travers de la réunionite aiguë.
Soyez exigeant avec vous-même, avec vos collaborateurs et associés pour que dès qu'il y a une réunion, qui est quand même une perte de temps globalement, seules les personnes vitales à cette réunion soient présentes. Toutes les personnes qui ne sont pas vitales ou qui peuvent ensuite rattraper le projet, juste à partir d'un compte rendu par exemple, peuvent ne pas être présentes à la réunion. Il faut faire un point planifié, mais avec des personnes qui ont besoin d'être présentes.
Les regroupements physiques dans la vraie vie, de temps en temps, suivant votre planning, suivant l'organisation de votre boîte, c’est super ! Faire un team building, pour sortir un petit peu du train-train quotidien, etc. Il faut que vous appreniez qu'un bon manager connaît ses équipes, non pas que dans leurs efficacités. Un bon manager apprend à connaître au fil du temps ses équipes, un petit peu plus personnellement pour connaitre ce qu'ils veulent, connaitre leurs attentes, connaitre leur zone d'excellence et surtout connaitre leur évolution. Vous allez pouvoir vous appuyer dessus et vous allez pouvoir créer l'équipe de rêve parce que la bonne personne avec les bonnes compétences, au bon endroit, c'est bien.
Mais la bonne personne avec les bonnes compétences et qui s'éclate et qui a une évolution et qui est vraiment super motivée, ça marche vraiment très bien. C'est assez facile d'arriver à ces discussions un peu plus informelles, en faisant des regroupements, en faisant des team building, en allant tout simplement au restaurant, en allant boire un verre ou faire un paintball, un karaoké. En tout cas, ça fonctionne assez bien.
Se remettre en question : la clé d’un bon manager !
Point suivant, il va falloir que vous passiez par un travail sur vous, un travail de remise en question. C'est obligatoire et vous n'avez pas le choix si vous ne voulez pas que votre contrôle soit dilué. Le but du jeu est que les équipes ne soient pas des équipes purement de délégation, mais que les personnes montent en compétence et que vous leur fassiez confiance et que vous leur donniez de plus en plus de tâches de haut niveau.
Forcément, il y a un biais qui va arriver à ce moment-là, c'est que vous allez perdre en contrôle. Vous allez perdre le contrôle sur votre technicité. Peut-être qu'au début, vous étiez un manager et vous saviez tout et vous étiez même le meilleur. Et puis, il y a des personnes qui sont "en dessous de vous" qui étaient meilleur que vous.
Pour vous, c'est un danger. En revanche, pour l'entreprise, ça représente un avantage. Le rêve est que toutes les personnes dans votre équipe soient meilleures que vous et chacun dans leur zone d'excellence par ce que c'est comme ça qu'on performe en entreprise !
Si vous êtes perfectionniste, ça va peut-être déranger. Donc, il faut travailler sur soi pour comprendre que ça va arriver. Il faut arriver à garder de l'agilité autour de tout ça. Laissez chacun à prendre son envol !
